Mission
Le/la responsable Supply Chain assure le support
aux opérations sur toutes les questions liées à la chaîne d’approvisionnement
des missions du portfolio de la cellule 6 (lors de la prise de fonction, il
s'agira du Sud-Soudan, du Liberia, du Tchad et de la réintégration du Soudan
prévue d'ici le mois de juin - sous réserve de modifications en fonction des
situations d'urgence).
Vous êtes sous la
responsabilité hiérarchique de la Responsable Cellule (RC) et travaillez en
étroite collaboration avec
l'ensemble des membres de la cellule (Med, Log, RH, Fin).
Vous êtes également
sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable approvisionnement du
département Achat & Approvisionnement et collaborez avec les référents
métier de ce département, ainsi qu’avec les responsables Supply Chain des
autres cellules.
En
tant que membre de l’équipe cellule, vous participez à la définition des
objectifs du programme des pays du portfolio et leur pilotage.
Vos activités principales sont les suivantes :
Être responsable de la stratégie achat et
approvisionnement des missions du portfolio
- Appuyer
et supporter les coordinations de chaque mission du portfolio sur la
définition, la mise à jour et l’implémentation d'une stratégie pour tous les
piliers de la Supply Chain (planification, achats locaux, gestion des
commandes, gestion des stocks, entreposage, transport, importations).
- Analyser
les problématiques Supply Chain spécifiques des pays de la cellule, identifier
les risques et mettre en place des mesures de mitigations
- Assurer
qu’une veille des marchés et des contraintes pays soit en place pour permettre
une adaptation agile de la stratégie
- S’assurer
que les fournisseur stratégiques et critiques sélectionnés sont ceux qui
répondent le mieux au besoin exprimé, dans le cadre des politiques et
procédures existantes
- Identifier
les opportunités d’amélioration de l’efficience de la supply chain et assister
la prise de décision des fonctions médicales et logistiques en en tenant compte
des impacts opérationnels et budgétaire
- Elaborer
les scenarios d’achat et d’approvisionnement en lien avec la stratégie ePrep en
collaboration étroite avec les responsables logistiques, médicaux et
opérationnels
- Maintenir
le lien avec ses pairs des autres sections présentes dans les pays du portfolio
pour partager des informations, favoriser les synergies et optimiser les
ressources là où cela est pertinent ; collaborer au mieux avec le réseau
d'approvisionnement régional et déterminer le bon niveau d'interaction avec lui.
Coordonner la mise en
œuvre opérationnelle de la politique achat et approvisionnement sur les
missions de son portfolio :
- Garantir
la diffusion et le respect des politiques, procédures, outils et bonnes
pratiques Supply Chain, veiller à leur application effective dans les missions
de la cellule et à la justification adéquate des exceptions
- Superviser
et conseiller la mise en place de la chaîne d’approvisionnement opérationnelle par
les équipes terrains : identification des différentes sources d’achat locales
ou régionales pertinentes, positionnement et dimensionnement des stocks, points
d’entrée et de transits, modes de transport internationaux et locaux
- Informer
le reste de la cellule des enjeux Supply Chain spécifiques des programmes et
alerter sur les risques et contraintes ayant un impact potentiel sur les
opérations
- Être
responsable de l’adaptation des procédures au contexte en s’appuyant sur les
référents / experts métier
- Définir
les mesures à mettre en place pour assurer une moindre exposition au risque de
fraudes, en collaboration avec les responsables logistique, médical et
financier de la cellule, ainsi que le contrôle interne
Manager fonctionnellement les équipes sur
le terrain de son périmètre :
- Encadrer,
conseiller, être en support, motiver, et développer les compétences des
coordinateurs en charge de la Supply Chain et de l’ensemble des personnels
Supply Chain terrain, le cas échéant en mobilisant les équipes support
(référents, flying) pour des visites ciblées
- Participer
à l’orientation et à l’évaluation de leur travail en collaboration avec le Chef
de Mission, notamment à travers une feuille de route pour les postes de
SupplyCo et/ou STL
- Garantir
l’adéquation aux objectifs opérationnels de la programmation définie par les
SupplyCo
- Assurer
la composition adéquate des équipes Supply Chain terrain en conseillant les
missions sur le set-up RH et en collaborant avec la gestion de pool et le
département Achat & Appro sur les matchings
- Participer
au développement des équipes supply dans leur ensemble, et à l’identification
des futurs cadres
- Effectuer
régulièrement des visites
Être responsable du suivi et de l’analyse
de son activité & participer au suivi financier :
- Evaluer
et analyser l’avancement des activités de la supply chain des missions de la
celulle, définir des objectifs selon les KPI utilisés et assurer la mise en
place d’actions correctives si nécessaire
- Garantir
la remontée des informations nécessaires au pilotage de son activité, et
assurer le reporting auprès de ses responsables fonctionnel et hiérarchique
- Participer
à l’élaboration du budget et au suivi budgétaire ; effectuer en
particulier le suivi des coûts de la chaîne d’approvisionnement et identifier
les opportunités d’optimisation et le plan d’action pour les réaliser
Encadrer le suivi des commandes
internationales et des frets internationaux
- Appuyer
les responsables logistiques et médicaux de la cellule et des missions dans
l'élaboration, l'analyse et le suivi des commandes internationales et assurer
une communication fluide et un partage d’information adéquat avec les
interlocuteurs de MSF-Logistique et du Casier départ.
- Assister
la prise de décision sur les modes de transport, consolidations de fret ou
stratégies appro en tenant compte des impacts opérationnels et budgétaires
Transmission des compétences et
capitalisation :
- Veiller
à la capitalisation des connaissances et des méthodes acquises sur le terrain,
rédiger les retours d'expérience et assurer l’archivage adéquat des documents
et informations clés de son domaine pour les missions de la cellule
- Assurer
les briefings et débriefings des IMS sur tous les postes supply et pharma (y
compris l’organisation de briefings département Achat & Appro et MSF
Logistique lorsque pertinent), et participer aux briefings et débriefings de
tous les coordinateurs
- Participer
à la formation des responsables supply chain, pharma et logistique sur le
terrain ou lors de sessions internationales (SUFITRA, SUTETRA, SUMATRA, TLB,…)
Participer à la vie de la cellule et du
département Achat & Approvisionnement
- Participer
aux réunions ou autres événements d’équipe et de département
- Contribuer
aux projets transversaux et objectifs institutionnels en lien avec la
Supply Chain (par ex. réduction de l’empreinte carbone du fret et des achats,
« know your parner », supply chain transformational topics)
- Collaborer
avec le service métier et outils sur l’amélioration continue du référentiel
Supply Chain, ainsi qu’avec la Global Procurement Unit, le BI, MSF Log.
- Au
besoin, assurer le backup d’un autre Supply Cellule (périodes courtes)
Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers auront été retenus seront contacté(e)s.